Debit Note, hay còn gọi là “Giấy báo Nợ”, chắc hẳn là một thuật ngữ quen thuộc với những ai thường xuyên làm việc với kế toán, tài chính. Vậy chính xác thì debit note là gì? Nói một cách đơn giản, nó là một chứng từ do người bán hàng lập ra để thông báo cho người mua về một khoản nợ phát sinh thêm ngoài hóa đơn ban đầu. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về loại chứng từ quan trọng này.
Debit Note được sử dụng khi nào?
Debit note thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Phát sinh chi phí vận chuyển, bốc xếp bổ sung: Ví dụ, bạn mua hàng online và phí vận chuyển ban đầu chưa bao gồm phí bốc dỡ hàng tại nhà. Người bán sẽ lập debit note để tính thêm khoản phí này.
- Điều chỉnh giá bán: Nếu giá bán trên hóa đơn ban đầu bị ghi sai (thấp hơn giá thực tế), người bán sẽ phát hành debit note để điều chỉnh chênh lệch.
- Hàng hóa bị trả lại sau khi đã xuất hóa đơn: Trong trường hợp này, debit note sẽ được sử dụng để điều chỉnh giá trị hàng hóa đã trả lại.
- Phát sinh thêm chi phí dịch vụ: Ví dụ, bạn đăng ký dịch vụ lắp đặt thêm sau khi mua sản phẩm, nhà cung cấp sẽ lập debit note để tính phí dịch vụ lắp đặt.
Phân biệt Debit Note và Credit Note
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa Debit Note và Credit Note (Giấy báo Có). Sự khác biệt chính nằm ở mục đích sử dụng: Debit Note tăng số tiền phải trả của người mua, trong khi Credit Note giảm số tiền phải trả. Hãy tưởng tượng Debit Note như một “phiếu cộng thêm” vào hóa đơn, còn Credit Note là một “phiếu giảm trừ”.
So sánh Debit Note và Credit Note
| Đặc điểm | Debit Note | Credit Note |
|---|---|---|
| Mục đích | Tăng số tiền phải trả | Giảm số tiền phải trả |
| Tác động đến người mua | Nợ thêm | Được hoàn trả |
| Tác động đến người bán | Nhận thêm | Trả lại |
Tại sao Debit Note lại quan trọng?
Debit Note đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch thương mại. Nó giúp:
- Đối chiếu công nợ chính xác: Debit Note giúp cả người mua và người bán theo dõi chính xác các khoản nợ phải thu và phải trả.
- Hạn chế tranh chấp: Việc sử dụng Debit Note làm bằng chứng rõ ràng cho các khoản phí phát sinh thêm, giúp giảm thiểu tranh chấp giữa hai bên.
- Quản lý tài chính hiệu quả: Debit Note hỗ trợ việc quản lý dòng tiền và lập báo cáo tài chính chính xác.
Ví dụ thực tế về Debit Note
Ông Nguyễn Văn A mua một chiếc tủ lạnh từ cửa hàng điện máy X. Giá trên hóa đơn là 10 triệu đồng. Tuy nhiên, sau đó ông A yêu cầu cửa hàng vận chuyển và lắp đặt tủ lạnh tại nhà với chi phí 500.000 đồng. Cửa hàng X sẽ lập một Debit Note ghi rõ khoản phí 500.000 đồng này và gửi cho ông A.
Câu hỏi thường gặp về Debit Note
- Debit Note có phải là hóa đơn không? Không, Debit Note không phải là hóa đơn, nó chỉ là chứng từ bổ sung cho hóa đơn.
- Ai là người lập Debit Note? Người bán hàng là người lập Debit Note.
- Khi nào cần sử dụng Debit Note? Khi có phát sinh thêm chi phí sau khi đã xuất hóa đơn.